寫(xiě)在最前
這次疫情開(kāi)始，很多的會(huì)議都轉(zhuǎn)到了線(xiàn)上，不管是騰訊會(huì)議還是ZOOM，用戶(hù)都呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)，面對(duì)越來(lái)越多的線(xiàn)上會(huì)議，我們如何提高線(xiàn)上會(huì)議效率呢？
▲CGF中國(guó)日部分嘉賓以線(xiàn)上會(huì)議形式參與
一、會(huì)前做多的準(zhǔn)備
線(xiàn)上會(huì)議的難度其實(shí)比線(xiàn)下會(huì)議還要大，因?yàn)殡x開(kāi)了面對(duì)面的約束，人們還沒(méi)有養(yǎng)成線(xiàn)上溝通的習(xí)慣，這個(gè)時(shí)候需要我們在會(huì)前做更多的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括基礎(chǔ)的時(shí)間、會(huì)議平臺(tái)、參會(huì)人物、議題和流程。尤其需要提前準(zhǔn)備的是會(huì)議主題以及會(huì)前發(fā)放的資料，線(xiàn)上會(huì)議和線(xiàn)下會(huì)議不同，線(xiàn)下的會(huì)議人已經(jīng)坐在這里了，哪怕議題不清晰，礙著面子也要聽(tīng)你講完。但是線(xiàn)上的會(huì)議如果議題不清晰，會(huì)影響參會(huì)者體驗(yàn)和線(xiàn)上會(huì)議效率。除此之外，相關(guān)的材料要提前下發(fā)，每個(gè)人都要明確材料的內(nèi)容以及自己思考的解決方案，要帶著方案來(lái)，而不是會(huì)議開(kāi)始才去琢磨。除了流程和材料，還需要做減法，議題最好不要超過(guò)三個(gè)，最好是一事一議，會(huì)前內(nèi)容的設(shè)計(jì)如果不夠精煉，那么冗長(zhǎng)的會(huì)議是無(wú)法避免的。會(huì)前主持人要提前設(shè)定好發(fā)言的順序，避免出現(xiàn)“安靜時(shí)刻”。不然等到會(huì)議開(kāi)始，采用點(diǎn)名的方式督促發(fā)言，既不利于會(huì)議的推進(jìn)，又會(huì)影響與會(huì)人員的感受。會(huì)議除了安排主持人之外，還要提前安排記錄員，去記錄會(huì)議當(dāng)中大家提出的要點(diǎn)。
▲線(xiàn)上會(huì)議形式
二、會(huì)議進(jìn)行中的要點(diǎn)
1.與會(huì)者
會(huì)議已經(jīng)開(kāi)始之后，如果條件允許，與會(huì)者最好全程打開(kāi)語(yǔ)音和視頻，這樣做是效果最好的，因?yàn)榭梢宰畲笙薅葟浹a(bǔ)不能見(jiàn)面所帶來(lái)的虛擬感。假如有人提出自己不方便語(yǔ)音和視頻，可以適度允許TA關(guān)閉。但是說(shuō)實(shí)話(huà)，這樣的參與者一般情況下參與的效果都不會(huì)太理想，要么是環(huán)境比較嘈雜，要么是根本不在工作狀態(tài)。
2.發(fā)言人
發(fā)言的人要假想攝像頭對(duì)面是有人的，如果你實(shí)在想象不了，建議你在攝像頭前面放一張照片，或者擺幾個(gè)玩偶都行。發(fā)言人攝像頭的角度要與眼睛持平，攝像頭的角度如果低于眼睛，會(huì)把人照出雙下巴和大鼻孔，高于眼睛又會(huì)顯得人比較矮，所以最合適的是攝像頭與眼睛持平。而且發(fā)言的時(shí)候講話(huà)者需要雙眼注視攝像頭，而不是自己的電腦屏幕，這樣能夠讓其他的與會(huì)者有更加真實(shí)的交流感。在穿著上要以簡(jiǎn)單為宜，減少配飾，和言談上，講話(huà)過(guò)程當(dāng)中也要去減少自己的小動(dòng)作，以免讓其他參加者分神。
3.組織者
主持人或者發(fā)言者每講一段時(shí)間，要與參與者確認(rèn)是否有聽(tīng)到，這個(gè)事情非常重要。因?yàn)樵诰�(xiàn)的會(huì)議經(jīng)常會(huì)面臨某些人網(wǎng)絡(luò)不好的情況。如果不去做確認(rèn)，很有可能有成員漏聽(tīng)了相應(yīng)重要的信息，建議最多5分鐘就要確認(rèn)一次。當(dāng)詢(xún)問(wèn)到與會(huì)者意見(jiàn)的時(shí)候，需要要求沒(méi)有意見(jiàn)的伙伴回復(fù)“沒(méi)意見(jiàn)”，而不是沉默。在會(huì)議當(dāng)中記錄員要及時(shí)記錄發(fā)言人的要點(diǎn)，并且在平臺(tái)上進(jìn)行公布，和發(fā)言人核對(duì)之后再去整理最后的會(huì)議紀(jì)要。這樣這樣的做法既可讓發(fā)言人覺(jué)得自己的觀點(diǎn)受到了重視，同時(shí)及時(shí)核對(duì)，也避免了出現(xiàn)任何的理解性錯(cuò)誤。當(dāng)會(huì)議過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以用提問(wèn)的方式進(jìn)行打斷。當(dāng)然了，如果在會(huì)議之前規(guī)定好每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間最長(zhǎng)不能超過(guò)多久，也是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。
三、會(huì)后落實(shí)執(zhí)行
在會(huì)議結(jié)束之后，能否落實(shí)執(zhí)行才是衡量會(huì)議是否有效的唯一標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)時(shí)候就需要記錄員在會(huì)后做好資料整理，將整個(gè)會(huì)議過(guò)程當(dāng)中的決議以及分工執(zhí)行的細(xì)節(jié)做成甘特圖，寫(xiě)明每一個(gè)人什么時(shí)間什么節(jié)點(diǎn)提交的工作成果是什么。這里可以采用的工具是石墨文檔——多人共享編輯同一個(gè)文檔，不受限于其他人的進(jìn)度。會(huì)后要安排“督戰(zhàn)官”依據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，提前去去跟進(jìn)尚未主動(dòng)提交進(jìn)度的成員，以確保任務(wù)的完成。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，總負(fù)責(zé)要及時(shí)的在群里面公布哪些人已經(jīng)完成了相應(yīng)的任務(wù)，這樣一方面表?yè)P(yáng)了已經(jīng)完成的同事，另外一方面，也是對(duì)那些尚未完成的小伙伴的一種敦促。
▲會(huì)議決議執(zhí)行甘特圖
▲共享編輯工具——石墨文檔
尾聲
最后想說(shuō)，線(xiàn)上辦公的趨勢(shì)，哪怕不經(jīng)過(guò)疫情，也是無(wú)法阻擋的趨勢(shì)，畢竟這樣節(jié)省了大量的人力物力，提升了辦公的效率。線(xiàn)上會(huì)議注意事項(xiàng)總結(jié)起來(lái)三句話(huà)，會(huì)議前更多準(zhǔn)備，會(huì)中把控注意，會(huì)后抓落地。疫情對(duì)各行各業(yè)都是一場(chǎng)考驗(yàn)，凡是殺不死我們的，終將讓我們變得更加強(qiáng)大。當(dāng)危機(jī)來(lái)臨，我們有能力讓自己變得更好，一起加油！
（文章作者：鄧興）
